أصدر وزير العدل ورئيس مجلس إدارة الهيئة العامة لشؤون القصر، المستشار ناصر السميط، قرارًا وزاريًا بشأن اللائحة الداخلية للجان مجلس الإدارة. يهدف هذا القرار إلى تنظيم عمل اللجان المختلفة المنبثقة عن المجلس، وتعزيز كفاءة وفعالية عمليات اتخاذ القرار المتعلقة بشؤون القصر. وتأتي هذه الخطوة في إطار سعي الهيئة لتحسين آليات عملها وتطوير الخدمات المقدمة للفئات المستهدفة.
تنظيم عمل لجان الهيئة العامة لشؤون القصر
ينص القرار الجديد على إلغاء القرار الوزاري السابق رقم (1) لسنة 2020، والذي كان يتعلق بنفس اللائحة. ويسري القرار الجديد اعتبارًا من تاريخ صدوره، ويلغي أي قرارات أخرى تتعارض معه. وتعتبر هذه التحديثات ضرورية لمواكبة التطورات في الهيئة، وتلبية الاحتياجات المتزايدة في مجال رعاية القصر وحقوقهم.
تشكيل اللجان وعضويتها
وفقًا للائحة الجديدة، يمتلك مجلس الإدارة صلاحية تشكيل لجنة أو أكثر من بين أعضائه أو من ذوي الخبرة من خارج الهيئة، للبت في المسائل التي تقع ضمن اختصاصه. يجب ألا يقل عدد أعضاء كل لجنة عن خمسة، باستثناء اللجنة الدائمة للاستثمار واللجنة الشرعية، اللتين ستخضعان لنظام عمل خاص يحدده قرار وزاري منفصل. يجب أن تتميز اللجنة المختصة بالتدقيق باستقلالية أعضائها عن الإدارة التنفيذية، مع استبعاد أي موظف من الهيئة من العضوية.
مهام ومسؤوليات اللجان
تستمر اللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة في أداء مهامها طوال مدة دورة المجلس، أو حتى يتم إصدار قرار بتشكيلها من جديد. ومع ذلك، يحتفظ المجلس بالحق في إعادة تشكيل اللجان، أو تعديل نطاق اختصاصاتها، أو حتى إنهاء عملها بشكل كامل في أي وقت يراه مناسبًا. تتيح هذه المرونة للهيئة التكيف مع الظروف المتغيرة والاستجابة بفعالية للتحديات الجديدة.
إجراءات العمل والاجتماعات
يجوز لأي عضو في اللجنة الاعتذار عن الاستمرار في عضويتها، بشرط تقديم طلب كتابي مسبب إلى مجلس الإدارة، الذي يقرر بشأن هذا الطلب. في حالة انتهاء عضوية أحد الأعضاء، يتولى المجلس تعيين بديل لإكمال المدة المتبقية. يجب أن تعقد اللجنة اجتماعات دورية، على ألا تقل عن أربعة اجتماعات سنويًا، بناءً على طلب الرئيس أو نائبه، أو بناءً على طلب اثنين من أعضائها.
يتم إرفاق جدول أعمال مفصل بكل دعوة للاجتماع، يتضمن الموضوعات المطروحة والمستندات ذات الصلة، بالإضافة إلى بند خاص للموضوعات الطارئة. يجب إرسال الدعوة إلى الأعضاء قبل موعد الاجتماع بخمسة أيام عمل على الأقل. ويكون الاجتماع صحيحًا بحضور أغلبية الأعضاء، بما في ذلك الرئيس أو نائبه. كما تسمح اللائحة بعقد الاجتماعات عن بعد باستخدام الوسائل الإلكترونية عند الضرورة.
اتخاذ القرارات وتوثيقها
تتخذ اللجان قراراتها بأغلبية أصوات الأعضاء الحاضرين، وفي حالة التعادل، يرجح صوت الرئيس. في الحالات العاجلة، يمكن لرئيس اللجنة أو نائبه اتخاذ القرارات عن طريق الموافقة عليها من جميع الأعضاء. يتولى مقرر اللجنة إعداد جدول الأعمال، وكتابة محاضر الاجتماعات، وتوثيق القرارات المتخذة. يتم إرسال المحضر إلى الأعضاء خلال يومي عمل من تاريخ الاجتماع، مع إتاحة الفرصة لهم لتقديم ملاحظاتهم خلال يومي عمل آخرين. يجب أن تكون الملاحظات المقدمة متوافقة مع الآراء التي عبروا عنها خلال الاجتماع، وأن لا تؤدي إلى إعادة النظر في القرارات الصحيحة. يتم التصديق على المحضر من قبل رئيس اللجنة أو نائبه خلال خمسة أيام عمل من تاريخ الاجتماع، ويتم تزويد أمين سر مجلس الإدارة بنسخة منه لحفظها وعرضها على المجلس.
لجان مؤقتة ومكافآت الأعضاء
يجوز لمجلس الإدارة تشكيل لجان مؤقتة من بين أعضائه أو من المختصين من داخل أو خارج الهيئة، لدراسة قضايا محددة أو التعامل مع مهام عاجلة. ترفع هذه اللجان توصياتها ونتائج دراساتها إلى المجلس، وتنتهي مهامها تلقائيًا بانتهاء المدة المحددة أو بإنجاز المهمة المكلفة بها. يحدد مجلس الإدارة أيضًا مكافآت أعضاء اللجان وفقًا للسياسات والضوابط المعتمدة.
من المتوقع أن تساهم هذه اللائحة الداخلية الجديدة في تعزيز الشفافية والمساءلة في عمل لجان الهيئة العامة لشؤون القصر، وتحسين جودة القرارات المتخذة. وستراقب الهيئة عن كثب تطبيق هذه اللائحة، وتقييم أثرها على أداء اللجان وخدماتها المقدمة. ويجب متابعة القرارات الوزارية اللاحقة المتعلقة بنظام عمل اللجنة الدائمة للاستثمار واللجنة الشرعية، والتي ستحدد تفاصيل عمل هاتين اللجان الهامتين.
